Spracovanie a ochrana osobných údajov

Zásady spracovania a ochrany osobných údajov

I. Totožnosť a kontaktné údaje Správcu

1. Správcom osobných údajov zákazníka je spoločnosť Best Biz s.r.o., IČ: 27497208 so sídlom U Menhiru 658, 252 41 Dolní Břežany, ČR (ďalej len „Správca“).
2. Kontaktné údaje Správcu sú nasledovné: Best Biz s.r.o., IČO: 27497208 so sídlom U Menhiru 658, 252 41 Dolní Břežany, ČR, tel.: +420 944 402 163, e-mail: info@prekladatelna.sk.
3. Správca nemenoval poverenca pre ochranu osobných údajov.

II. Rozsah spracovania osobných údajov

1. Správca spracováva osobné údaje fyzických osôb v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679, ktoré v českom právnom prostredí od 25. mája 2018 nahradil zákon č. 101/2000 Zb. O ochrane osobných údajov, podľa ktorého správca doteraz napĺňal povinnosti pri spracovaní osobných údajov.
2. Osobné údaje, ktoré spoločnosť Best Biz s.r.o. spracováva o svojich súčasných a potenciálnych zákazníkoch z radov fyzických osôb, sú:
   1. meno a priezvisko – s cieľom správne osloviť zákazníka v ďalšej komunikácii a vystavenia faktúry,
   2. adresa – za účelom vystavenia faktúry a prípadného zaslania vyhotoveného súdneho prekladu poštou,
   3. telefónne číslo – za účelom prípadnej telefonickej komunikácie pre upresnenie dopytu či v priebehu realizácie objednaného prekladu,
   4. e-mailová adresa – za účelom ďalšej elektronickej komunikácie pri tvorbe ponuky, realizácii objednaného prekladu a jeho zaslanie vrátane faktúry.

III. Účel spracovania osobných údajov

1. V prípade spracovávania z dôvodu splnenia zmluvy či plnenia zákonných povinností a z dôvodu oprávnených záujmov Správcu je poskytnutie osobných údajov povinné. Bez poskytnutia osobných údajov na tieto účely by nebolo možné služby poskytovať. Na spracovanie osobných údajov pre tieto účely nepotrebuje Správca súhlas subjektu osobných údajov. Základné čiastkové účely pre spracovanie osobných údajov sú najmä:
   1. plnenie zmluvy – oi. procesy spojené s identifikáciou a možným kontaktovaním zákazníka, poskytovanie služieb, vyúčtovanie za poskytnuté služby, vystavenie daňových dokladov,
   2. plnenie zákonných daňových povinností,
   3. oprávnený záujem – oi. vymáhanie pohľadávok za zákazníkom a ostatné zákaznícke spory, evidencia dlžníkov.
   4. Osobné údaje pre tieto účely sú spracované v rozsahu potrebnom pre naplnenie týchto účelov a po dobu potrebnú na ich dosiahnutie alebo po dobu priamo stanovenú právnymi predpismi. Potom sú osobné údaje vymazané alebo anonymizované. Základné lehoty na spracovanie osobných údajov sú uvedené nižšie v čl. VII.

IV. Zásady pri spracovaní osobných údajov

1. Osobné údaje sa vyžadujú len na legitímne účely, v primeranej miere a nevyhnutnom rozsahu.
2. Spracovanie osobných údajov prebieha transparentne.
3. Subjekty údajov (klientov z radov fyzických osôb), ktorých osobné údaje sú spracovávané, sú informované, akým spôsobom a s akou ochranou a či bude dochádzať k odovzdaniu osobných údajov tretím stranám.
4. Pre spracovanie osobných údajov existuje aspoň jeden právny titul.
5. Osobné údaje zákazníkov sú ukladané a spracovávané len po dobu nevyhnutne potrebnú s ohľadom na účel ich spracovania.
6. Spracovanie osobných údajov podlieha pravidlám zabezpečujúcim ich integritu, celistvosť a dôvernosť.

V. Spôsob spracovania a ochrany osobných údajov

1. Spracovanie osobných údajov vykonáva Správca. Spracovanie je vykonávané v jeho sídle jednotlivými poverenými osobami na strane Správcu, príp. spracovateľom.
2. Pri spracovaní osobných údajov Správcom nedochádza k automatizovanému rozhodovanie v zmysle čl. 22 GDPR.
3. Ku spracovaniu dochádza prostredníctvom výpočtovej techniky, popr. manuálnym spôsobom u osobných údajov v listinnej podobe za dodržania všetkých bezpečnostných zásad pre správu a spracovanie osobných údajov.
4. Všetky subjekty, ktorým môžu byť osobné údaje sprístupnené, rešpektujú právo dotknutých osôb na ochranu súkromia a sú povinné postupovať podľa platných právnych predpisov týkajúcich sa ochrany osobných údajov.

VI.  Ďalší príjemcovia osobných údajov

1. Na základe právneho zákonného dôvodu môžu byť spracovávané osobné údaje poskytnuté nasledujúcim subjektom: štátne orgány, orgány štátnej a verejnej správy.
2. Na základe naplnenia zmluvnej povinnosti Správcu môžu byť niektoré spracovávané osobné údaje poskytnuté dodávateľom, s ktorými má Správca uzatvorené zmluvy, ako sú prekladatelia a dodávatelia IT a účtovných služieb.
3. Na základe oprávneného záujmu Správcu v prípade neplnenia si záväzkov zákazníkom budú zpracovávané osobné údaje poskytnuté arbitrážnemu súdu, vymáhacej agentúre či exekútorovi.

VII. Doba uloženia osobných údajov

1. Správca je oprávnený v prípade, že zákazníci majú splnené všetky svoje záväzky voči nemu, spracovávať v administračnej databáze ich základné osobné údaje podľa Čl.II po dobu 5 rokov odo dňa ukončenia poslednej zmluvy so Správcom.
2. V prípade dopytu potenciálnym zákazníkom, ktorý nebol zavŕšený uzavretím objednávky, Správca údaje o potenciálnom zákazníkovi neuchováva.
3. Daňové doklady vystavené Správcom sú v súlade s § 35 zákona č. 235/2004 Zb. O dani z pridanej hodnoty archivované po dobu 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa plnenie uskutočnilo. Z dôvodu nutnosti doložiť právny dôvod pre vystavenie faktúr sú po dobu 10 rokov odo dňa ukončenia zmluvy archivované aj objednávky.

VIII. Práva dotknutej osoby

1. Za podmienok stanovených v nariadení má zákazník právo oi. požadovať od Správcu prístup k svojim osobným údajom, právo na ich opravu alebo vymazanie, prípadne obmedzenie ich spracovania, právo namietať proti spracovaniu svojich osobných údajov, a ďalej právo na prenosnosť Vašich osobných údajov. Podrobnejší popis jednotlivých práv spracoval Úrad pre ochranu osobných údajov (www.uoou.cz).
2. Zákazník má právo byť informovaný o spracovaní svojich osobných údajov tak, aby bola naplnená zásada transparentnosti spracovania, oi. má právo poznať:
   1. účel spracovania (prečo sú jeho osobné údaje spracovávajú),
   2. totožnosť Správca (Best Biz s.r.o.),
   3. oprávnené záujmy Správca (pozri čl. III),
   4. príjemcu svojich osobných údajov (pozri článok. VI.).

Tieto zásady vstupujú do platnosti dňa 25. 5. 2018.